Kirkkohallituksen täysistunto päätti, että seurakuntien on digitoitava ja indeksoitava manuaaliset kirkonkirjansa vuoden 2016 loppuun mennessä sekä tarkastettava niiden tiedot vuoden 2017 loppuun mennessä.
Digitointihanke on alkanut jo vuonna 2008, mutta aiemmin digitoinnin aikataulusta on annettu vain suosituksia.
Digitoinnilla tarkoitetaan paperisten kirkonkirjojen kuvaamista sähköiseen muotoon. Indeksointi puolestaan tarkoittaa kuville laitettavaa asiasanoitusta. Indeksointitiedot auttavat siinä, että digitoidusta materiaalista löydetään hakusanojen avulla yksittäinen dokumentti.
Indeksointitiedon avulla sähköisessä järjestelmässä voidaan hakea esimerkiksi seurakunnan kastekirjan sivu tietyltä vuodelta. Tavoitteena on, että kirkonkirjojen tiedot olisivat käytettävissä valtakunnallisesti.
Hakemuksesta seurakunta voi saada digitointiin ja indeksointiin kuuden kuukauden lisäajan. Lisäaikaa ei myönnetä tietojen tarkastamiseen.
– Yli 100 seurakuntaa on saanut digitoinnin jo täysin valmiiksi, mutta noin 280 seurakunnassa työ on vielä kesken ja joissakin seurakunnissa sitä ei ole edes aloitettu, sanoo kirkkohallituksen rekisterijohtaja Riikka Ryökäs.
Digitointityöhön voi hakea avustusta kirkkohallitukselta. Avustusta haetaan kaavakkeella joko siinä vaiheessa, kun kustannukset ovat tiedossa tai takautuvasti sitten, kun työ on tehty.
Avustusten myöntämisessä käytetään samaa laskukaavaa kuin rakennusavustusten myöntämisessäkin. Jos seurakunnan veroprosentti on kovin pieni, avustusta ei saa.
Vuonna 2015 on käsitelty kolme avustushakemusta ja niissä avustusta on saatu noin puolet seurakunnan ilmoittamista digitoinnin kokonaiskustannuksista.
Kirkkoneuvos Leena Rantasen mukaan digitointiavustuksiin on varattu rahaa tälle vuodelle, ensi vuodelle ja vuodelle 2017 kullekin 60 000 euroa. Seurakuntia informoidaan vielä digitoinnin aikataulupäätöksestä tarkemmin yleiskirjeellä.