Kirkkohallituksen täysistunto päätti, että seurakuntien on digitoitava ja indeksoitava manuaaliset kirkonkirjansa vuoden 2016 loppuun mennessä sekä tarkastettava niiden tiedot vuoden 2017 loppuun mennessä. Aiemmin digitoinnin aikataulusta on annettu vain suosituksia. Digitointihanke on alkanut jo vuonna 2008.
Digitoinnilla tarkoitetaan paperisten kirkonkirjojen kuvaamista sähköiseen muotoon. Indeksointi puolestaan tarkoittaa kuville laitettavaa asiasanoitusta. Indeksointitiedot auttavat siinä, että digitoidusta materiaalista löydetään hakusanojen avulla yksittäinen dokumentti.
Indeksointitiedon avulla sähköisessä järjestelmässä voidaan hakea esimerkiksi seurakunnan kastekirjan sivu tietyltä vuodelta. Tavoitteena on, että kirkonkirjojen tiedot olisivat käytettävissä valtakunnallisesti.
Hakemuksesta seurakunta voi saada digitointiin ja indeksointiin kuuden kuukauden lisäajan. Lisäaikaa ei myönnetä tietojen tarkastamiseen.
– Yli 100 seurakuntaa on saanut digitoinnin jo täysin valmiiksi, mutta noin 280 seurakunnassa työ on vielä kesken ja joissakin seurakunnissa sitä ei ole edes aloitettu, sanoo kirkkohallituksen rekisterijohtaja Riikka Ryökäs.
Digitointiavustuksissa käytetään samaa laskukaavaa kuin rakennusavustusten myöntämisessä
Digitointityöhön voi hakea avustusta kirkkohallitukselta. Avustusta haetaan kaavakkeella joko siinä vaiheessa, kun kustannukset ovat tiedossa tai takautuvasti sitten, kun työ on tehty.
Hakemuksessa seurakunta kertoo, mitä on kuvattu ja mitkä ovat olleet kustannukset. Hakemuskaavake toimitetaan omaan tuomiokapituliin, joka antaa siitä lausunnon. Tuomiokapitulista avustushakemus etenee kirkkohallituksen käsittelyyn.
Avustusten myöntämisessä käytetään samaa laskukaavaa kuin rakennusavustusten myöntämisessäkin. Jos seurakunnan veroprosentti on kovin pieni, avustusta ei saa.
Vuonna 2015 on käsitelty kolme avustushakemusta ja niissä avustusprosentit ovat olleet 44,63 %, 47,53 % ja 54,4 % seurakunnan ilmoittaman digitoinnin kokonaiskustannuksista.
Kirkkoneuvos Leena Rantasen mukaan digitointiavustuksiin on varattu rahaa tälle vuodelle, ensi vuodelle ja vuodelle 2017 kullekin 60 000 euroa.
Seurakuntia informoidaan vielä digitoinnin aikataulupäätöksestä tarkemmin yleiskirjeellä.
Digitointiavustuksen hakemus löytyy tältä Sakastin sivulta, kun srollaa sivua alaspäin kohtaan Hakeminen ja avaa tiedoston Avustushakemus. Hakemuskaavake on sen verran vanha, että digitointiavustusta haettaessa tulee rastittaa kohta ”Avustus kirkonkirjojen mikrofilmaukseen”.