Seurakuntien talous- ja hallintopäälliköt ovat pääosin tyytyväisiä kirkon IT-alueiden toimintaan. Ne koetaan jopa välttämättömiksi. Erityiskiitosta saa toimiva IT-tuki, selviää Kotimaa Pron kyselystä.
Ongelmiksi ovat muodostuneet muun muassa kulut, joihin ei voi vaikuttaa sekä kirjavat järjestelmät ja ohjelmistokanta eri puolilla Suomea. Myös päätöksenteon hitaus aiheuttaa päänsärkyä.
– Seurakuntien resurssit, osaaminen ja tietotaito eivät riitä tämän päivän tietotekniikan ylläpitämiseen saati kehittämiseen. Palvelujen keskittäminen alan ammattilaisille takaa niiden toimivuuden, tiivistää Raision seurakunnan talousjohtaja Kari Haakana monien kollegojensa kokemuksen.
Kirkossamme on kaikkiaan 16 IT-aluetta, jotka ovat keskenään hyvinkin eri kokoisia. Monin paikoin koetaan, että alueet ovat tarkoituksenmukaisesti muodostuneita ja sopivan kokoisia. Poikkeuksen muodostaa pikkuruinen, vain Tuusulan ja Järvenpään seurakuntien muodostama IT-alue.
– Olemme saaneet yhteistyön toimimaan, mutta alueemme on ehdottomasti liian pieni, sanoo Tuusulan seurakunnan talousjohtaja Marjut Helske.
IT-alueiden henkilökunta palvelee erinomaisesti
Hyödyllisimmäksi on koettu se, että IT-alue hankkii valmiit työasemat, hoitaa ohjelmien asennukset ja päivitykset sekä auttaa ongelmatilanteissa.
– Olemme olleet erittäin tyytyväisiä rannikon IT-alueen toimintaan. Saamme hyvää vastinetta rahoillemme ja palvelu toimii erinomaisesti molemmilla kotimaisilla kielillä. Suuri plussa on myös loistavasti toimiva henkilökohtainen etäpalvelu, suitsuttaa Paraisten seurakuntayhtymän hallintopäällikkö Annica Forsell.
– Apua on saanut nopeasti ja tikettipalvelu toimii erinomaisesti, Kari Haakana sanoo.
– Suuret odotukseni IT-alueen henkilökunnan suhteen ovat täysin toteutuneet, jopa ylittyneetkin, sanoo Kokkolan seurakuntayhtymän talouspäällikkö Juhani Nissilä.
Järjestelmien ja ohjelmistojen kirjavuus tuo ylimääräistä työtä
Ongelmaksi on koettu se, että yksittäinen seurakunta voi vaikuttaa IT-kuluihinsa vain vähän, jos ollenkaan. Kirjava ohjelmistokanta ja erilaiset järjestelmät eri puolilla Suomea saavat myös vahvaa kritiikkiä.
– Toivoisin, että kirkon tietohallinto ja IT-alueet kehittyisivät yhä enemmän käyttäjäystävälliseen yhden järjestelmän suuntaan, sanoo Kotkan seurakuntayhtymän talouspäällikkö Matti Ilmivalta.
– Jos kaikkien IT-alueiden järjestelmät olisivat samoja, yhteistyö olisi helpompaa. Nyt kenttä on tosi kirjava ja erilaisuus aiheuttaa hirvittävästi lisätöitä, Marjut Helske Tuusulasta jatkaa.
– Pohjoiseen tarvittaisiin lisää keskitettyjä ohjelmistohankintoja ja koulutuksia, toteaa puolestaan Kuusamon seurakunnan talousjohtaja Juha Tervo.
Tiedonkulun ja päätöksenteon hitaus aiheuttaa ongelmia
Tiedonkulun hitaus kirkon keskushallinosta IT-alueille sekä toisaalta IT-asioita koskevan päätöksenteon hitaus aiheuttavat niin ikään hankaluuksia.
– Välillä tuntuu, että uusien IT-ratkaisujen käyttöönotossa puuttuu rohkeutta. Päätöksenteko kestää niin kauan, että markkinat ovat tuoneet tilalle jo uudempia ratkaisuja ennen kuin edellisten hankinta on edennyt päätöksiin, Kari Haakana harmittelee.
– Suurimmat ongelmat muodostuvat siitä, että IT-alue ei saa ajoissa tietoa esimerkiksi Kirjurin, KIPAn tai sähköpostijärjestelmän muutoksista, jolloin heillä ei ole mahdollisuutta varautua näihin ennakolta, Annica Forsell sanoo.
Kirkkoverkkoa pidetään liian suljettuna. Työnteon luonne on muuttunut. Asioita ei hoideta kahdeksasta neljään virastoissa, vaan tietokoneille on paljon käyttöä muuallakin.
– Pilvipalvelut ja wlan-verkko ovat tätä päivää. Haluan päästä tiedostoihin käsiksi missä ja milloin vain, Haakana sanoo.
Lapuan tuomiokirkkoseurakunnan talousjohtaja Riitta Isoniemi toteaa, että IT-asiat tulisi pitää tavallisen käyttäjän kannalta mahdollisimman yksinkertaisina.
– Käytettävyys ja toimintavarmuus ovat tärkeintä. Työajan ei pidä kulua monimutkaisiin järjestelmiin vaan varsinaiseen työhön, hän sanoo.
Seinäjoen IT-alue ja Kirkon Keskusrahaston IT -alue yhdistyvät
Kirkkohallituksen tietohallintojohtaja Jukka Tamminen on saanut IT-alueita koskevaa palautetta laidasta laitaan. Osa seurakuntatalouksien päättäjistä haluaisi, että tietotekniikkapalvelut tuotettaisiin valtakunnallisesti, osa on tyytyväisiä nykyiseen IT-aluekokonaisuuteen ja osa näkee, että palvelut pitäisi tuottaa seurakuntataloustasolla.
– Tietohallintostrategiaan liittyneessä kyselyssä selvisi, että enemmistö seurakuntatalouksien päättäjistä haluaisi, että tietojärjestelmäpalvelut tuotetaan valtakunnallisesti ja niin sanotut päätelaitepalvelut IT-alueiden kautta, Tamminen summaa.
Entä onko It-aluesysteemiin suunnitteilla jotakin kehittämistoimenpiteitä?
– Seurakuntien tietotekniikkaa kehitetään jatkuvasti. Suurin haaste on, että tietoteknisiä resursseja kuluu kirkossa edelleen liikaa perustietotekniikan ylläpitoon, jolloin varsinainen toimintatapojen kehittäminen jää vähemmälle. Seurakuntatalouksien valmiudet tietotekniikan hyödyntämiseen myös vaihtelevat paljon, Tamminen sanoo.
Kirkon voimassa olevassa tietohallintostrategiassa linjataan, että uudet yhteistyömuodot ovat sopimuspohjaisia ja siten vapaaehtoisia.
– Juuri tähän pohjautuu myös Seinäjoen IT-alueen ja Kirkon keskusrahaston IT-alueen yhdistyminen vuoden 2016 alusta. Molemmilla IT-alueilla nähtiin yhdistymisen tuomat kustannushyödyt niin merkittäviksi, että hanke päätettiin toteuttaa. Saamme yhdistymisestä kokemuksia, joita muutkin IT-alueet voivat hyödyntää toimintansa kehittämisessä, Jukka Tamminen sanoo.
Suomen evankelisluterilaisen kirkon 16 IT-aluetta ovat:
Turun arkkihiippakunnan IT-alue, Rannikon IT-keskus, Espoon IT-alue, Helsingin seurakuntayhtymä, Keskusrahaston IT-alue, Järvenpään ja Tuusulan IT-alue (Järvi-Data), Itä-Suomen IT-alue, Jyväskylän IT-alue, Keski-Pohjanmaan IT-alue, Kouvolan IT-alue, Seinäjoen IT-alue, Lahden IT-alue, Tampereen IT-alue, Oulun IT-alue, Lapin IT-alue ja Vantaan IT-alue
Kuva: Aleš Čerin / Freeimages