Lähes jokaisessa yrityksessä tiedetään, mitä edustamisella tarkoitetaan. Seurakunnissa sana on kuitenkin lähes tuntematon ja herättää ainakin lieviä ennakkoluuloja.
Seurakunnat eivät edusta ulospäin kuten yritykset. Ne osoittavat vieraanvaraisuutta tarjoamalla kahvia ja pullaa tai maksamalla vähävaraisen ystävyysseurakunnan kuoron esiintymiskulut.
Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän talousjohtaja Irma Hokka kertoo esimerkin.
– Meillä on kesäaikaan Tuomiokirkon kivijalassa lähetyskahvila Domcafé. Siinä Tuomiokirkon rappusilla on tarjottu monet kahvit ja pullat seurakuntayhtymän vieraille. Tänä kesänä tuomiorovasti isännöi siinä kaupunginhallitusta.
Tampereella vieraat ruokitaan henkilökuntaruokalassa
Tampereen seurakuntayhtymän hallintojohtaja Jukka-Pekka Fabrin lähes hämmentyy kysymyksestä, miten paljon seurakunnat Tampereella edustavat.
– Emme harrasta tarjoamisia ravintoloissa. Ihan arkisesti tavataan kahvin ääressä.
– Seurakunnalla on paljon yhteistyötä muun muassa kaupungin kanssa, mutta tapaamiset hoidetaan vuoroin kummankin tiloissa. Edustamiseen on tiukka linja, edes määrärahoja ei ole budjetissa. Ohjeistustakaan ei ole, ettei se antaisi väärää signaalia.
– Meillä harjoitetaan kohtuullista vieraanvaraisuutta ja jos jollain työmaalla on kokous, voidaan käydä henkilökuntaruokalassa yhdessä syömässä.
Helsingissä yhteistyö ja edustaminen on erittäin läpinäkyvää
Jos kaikkien Suomen seurakuntien taloudet lasketaan yhteen, Helsingin seurakuntayhtymän osuus on siitä lähes kymmenen prosenttia. Edustamisissa se on yhtä tiukka kuin muukin Suomi.
Helsingin yhtymä on vuosikausia ollut iso rakennuttaja ja sillä on paljon kiinteistöjä, jotka vaativat jatkuvaa kunnossapitoa. Se saa myös osakseen kaikenlaista vieraanvaraisuutta.
Yhtymän hallintojohtaja Jussi Muhonen listaa edustustilaisuuksiin osallistumisen reunaehtoja.
– Kun joku yritys kutsuu yhtymän edustajia sidosryhmätapaamiseen tai päinvastoin, vieraanvaraisuuden pitää olla kohtuullista ja tasapuolista. Sen pitää palvella seurakunnan tarkoituksia ja olla niin läpinäkyvää, ettei mitään epäilyksiä herää.
Muhosen mielestä seurakunnat voisivat pitää nykyistä selvästi enemmän yhteyksiä erilaisiin sidosryhmiin, jotka liittyvät luontevasti niiden toimintaan. Mahdollisiksi uusiksi ryhmiksi hän näkee muun muassa kaupungin päättäjät nykyistä laajemmassa mitassa, erilaiset avustusjärjestöt ja kolmannen sektorin toimijat. Niiden kanssa pitäisi verkostoitua ja miettiä yhteistyötä nykyistä enemmän.
– Kaikilla toimijoilla on paljon tietoa ja osaamista. Näitä pitäisi yhdistää ja samalla kuunnella mitä muilla on. Meidän on turha jäädä vain omiin ympyröihimme, pitäisi vaihtaa tietotaitoa mahdollisimman laajasti. Seurakunnilla on sellaista osaamista, mitä ei kaikilla ole.
– Laaja ja jatkuva yhteydenpito monenlaisiin sidosryhmiin levittäisi tietoa siitä, mitä seurakunnissa osataan. Maahanmuuttajien tulo on nostanut seurakunnat julkisuuteen ihan eri tavalla kuin aiemmin. Siinä seurakunnat tekevät juuri sitä, mitä niiden pitääkin tehdä ja missä ne ovat hyviä.
Lapinlahdella kirkkoherra edustaa enintään 500 eurolla vuodessa
Lapinlahti kuuluu Ylä-Savon seurakuntayhtymään. Suhteellisen pienellä paikkakunnalla ihmiset tuntevat tai ainakin tietävät toisensa.
– Seurakunta tekee yhteistyötä sekä kristillisten että muiden järjestöjen kanssa, muun muassa Marttojen, 4H-kerhojen, eläkejärjestöjen ja kansalaisopiston kanssa. Jatkuvassa yhteydessä ollaan myös päivittäistavarakauppoihin, hautaustoimistoihin ja pitopalveluihin, kertoo kirkkoherra Lauri Jäntti.
– Suurin osa yhteydenpidosta tapahtuu soittelemalla ja tapaamalla. Tietysti seurakunta voisi olla vieläkin aktiivisempi, muun muassa alueen yritysten suuntaan.
– Meillä on kunnan kanssa paljon yhteistyötä ja nuorille pidetään yhdessä yökahvilaa ja tehdään erityisnuorisotyötä. Kunnan nuoriso-ohjaaja on monessa mukana, jopa rippikouluissa.
Kirkkoherran vuotuiset tarjoomukset mahtuvat 300-500 euron haarukkaan.
Kipa ei tunne edustamista
Kirkon yhteinen taloustietojärjestelmä (Kipa), jota sadat seurakunnat käyttävät taloushallinnossaan, jakaa perinteiseen edustamiseen kuuluvat erät mm. kuljetuksiin, ruokapalveluihin ja majoituspalveluihin.
Seinäjoen seurakunnan vs. hallintojohtaja Paula Perälampi sanoo, että Kipaa käyttävät seurakunnat joutuvat poimimaan ulkopuolisille kohdistetun vieraanvaraisuuden kulut eri tileiltä. Ennen kulut kirjattiin suoraan kirkkoneuvoston käyttövarojen alle.
– Summat ovat erittäin pieniä. Tulin hoitamaan tätä tehtävää Alavudelta ja siellä seurakunta maksoi viime vuonna Virosta tulleen lauluryhmän matkat ja majoitukset. Se oli poikkeuksellisen suuri kustannus keskivertovuoteen verrattuna.
Lappeenrannan seurakuntayhtymän talousjohtaja Irmeli Hakkarainen kertoo heidän pysyvän edustamisissaan kahvia ja kahvileipää –linjalla.
– Noin 20 suurimman seurakunnan ja -yhtymän talousjohtajat kokoontuvat muutaman kerran vuodessa ja silloin isäntävuorossa oleva tarjoaa ruuat. Edustamiseen voidaan lukea myös risteilyt Saimaalla, kun Lappeenranta osuu esimerkiksi Merimieskirkon, kanttoreiden tai Sansan vuotuisen kokoontumisen paikaksi.
Irmeli Hakkaraisen arvio yhtymän viiden kirkkoherran vuotuisista edustuskuluista on noin 500 euroa per henkilö. Lappeenrannassa kenelläkään ei ole edes luottokorttia.
Turussa luottokortit helpottavat asioimista
Talousjohtaja Irma Hokka kertoo Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän siirtyneen luottokorttien käyttöön hallintopuolen toivomuksesta. Pienistä ostoksista kertyi vaivaksi asti lippua ja lappua, jotka piti käsitellä erikseen. Yksi luottokorttilasku per ostospaikka helpotti asioiden hoitamista.
– Meillä on hyvin tarkka ohjeistus korttien käytöstä, eikä ole ollut mitään ongelmia.
Yhteydenpito sidosryhmiin kuuluu seurakuntayhtymissä johtaville virkamiehille. Asioina ovat useimmiten kaavoitukset, tonttivaihdot ja rakennushankkeet. Yhtymissä ollaan tarkkoina siitä, ettei tapaamisissa ole mitään epäselvää.
– Enemmän kiinnitetään huomiota ulkopuolelta tulevan vieraanvaraisuuden vastaanottamiseen kuin omiin tarjoamisiin. Vuosi sitten kirkkohallitus julkaisi asiaa koskevan yleiskirjeen, jossa on yksityiskohtaiset ohjeet, mikä on sopivaa ja kohtuullista.
Mitä on edustaminen?
Verohallinto määrittää, että edustaminen kohdistuu oman yhteisön ulkopuolisiin ja sen tarkoitus on liiketoiminnan edistäminen ja esimerkiksi uusien suhteiden luominen tai entisten liikesuhteiden säilyttäminen ja parantaminen.
Koska seurakunnat eivät ole yrityksiä, niillä ei ole varsinaisia liikesuhteita. Käytännössä edustaminen kohdistuu verkostoitumiseen ja yhteyksien rakentamiseen. Työlounaalla käydään läpi ja sovitaan asioista. Se, kumpi maksaa, riippuu yleensä siitä, kumman asia on ensisijaisempi. Asiakashankinnassa tarjoaa se, joka toivoo toista asiakkaakseen.
Kuva:
Matti Karppinen.