Kirkon palvelukeskus eli Kipa tuottaa valtakunnallisesti kirjanpidon ja palkanlaskennan palveluja seurakuntatalouksille, seurakunnille, hiippakunnille ja kirkon keskusrahastolle. Kirkkoherraraadilta kysyttiin tällä kertaa kokemuksia Kipasta.
Osalla raatilaisten seurakunnista on kokemusta Kipasta jo vuoden tai pari. Osa liittyy järjestelmään vasta vuodenvaihteessa. Jotkut kirkkoherrat pitävät Kipaa vaikeaselkoisena ja työläänä oppia. Osa taas on kokenut Kipan käytön sujuvaksi ja helpommaksi kuin he etukäteen pelkäsivät. Eräässä yhtymässä taloustoimistosta vähennettiin henkilökuntaa Kipaan vedoten, mutta heitä jouduttiin palkkaamaan takaisin, koska kuormitus kävi ylivoimaiseksi.
Kirkkoherrojen toive on, että Kipa muuttuu käyttäjäystävällisemmäksi, jäntevöittää talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseja ja alkaa toimia taloudellisia säästöjä tuoden. Pelkona on, että seurakunnat ja yhtymät maksavat lopulta palveluista tuplasti, koska eivät voi luopua omista taloushallinnon työntekijöistään.
”Palkka- ja maksuliikenne on hoitunut sujuvammin kuin odotin”
Ulla Kosonen, Oulunkylän seurakunta, Helsingin hiippakunta
Olemme olleet mukana Kipassa nyt parisen vuotta. Palkka- ja maksuliikenne on hoitunut sujuvammin kuin odotin. Seurakuntamme osalta Kipa ei tosin ainakaan toistaiseksi ole merkittävällä tavalla vähentänyt työmäärää ja henkilöstökuluja. Toisaalta se on ehkä entistä paremmin tuonut esille rahaliikenteen hoidon hintalaput ja motivoinut ottamaan käyttöön tapoja vähentää esimerkiksi pikkulaskuja. Kipa edellyttää myös aiempaa tarkempaa aikataulutusta esimerkiksi palkka-asioissa.
Näen järkevänä, että seurakunnat osallistuvat yhteisten tietojärjestelmien hankintaan ja kehittämiseen. Pitkällä aikavälillä se on kirkolle toimivampi ja taloudellisempi tapa hoitaa monia asioita. Toisaalta on myös viisasta jättää tilaa spontaaneille, joustaville ja yllättävillekin tietohallinnon ja informaatioteknologian projekteille ja ratkaisuille jos ne tukevat, uudistavat ja vievät eteenpäin keskeistä toimintaa. Tietojärjestelmien tehtävähän on edesauttaa ydintyötä, ei kahlita sitä.
”Kipa on vaikeaselkoinen ja työläs ottaa käyttöön”
Risto Kormilainen, Suomussalmen seurakunta, Kuopion hiippakunta
Kipa on vaativa ja osin vaikeaselkoinen. Se on vaatinut paljon opettelemista, työtä, aikaa ja vaivannäköä, varsinkin talouspuolen työntekijöiltä, mutta myös muilta. Seurakuntamme liittyi Kipaan vuoden 2015 alusta. Kokemukset ovat olleet vaihtelevia, sekä hyviä että huonoja. Vastauksia ei ole aina saatu kovin ripeästi ja osa vastauksista on ollut ylimalkaisia. Toivottavasti lähitulevaisuudessa seurakunnille tulisi säästöjä. Joskus olen miettinyt, olisiko rovastikunnallinen järjestelmä elastisempi ja halvempi. Järjestelmä on nyt kallis. Ohjelmia pitää kehittää käyttäjäystävällisemmiksi.
”Jouduimme palkkaamaan taloustoimistosta vähennetyn henkilökunnan takaisin”
Helene Liljeström, Sibbo svenska församling, Porvoon hiippakunta
Seurakuntayhtymä, johon seurakuntani kuuluu, on liittynyt Kipaan vuoden 2014 alusta. Uusi järjestelmä on antanut sekä seurakunnan että yhtymän työntekijöille uusia haasteita. Kestää aikansa ennen kuin jokainen työntekijä osaa käyttää ohjelmaa. Kaikki työntekijät, joilla esimerkiksi on vastuu tilapäisten palkkioiden maksamisesta, joutuvat paneutumaan, mitä kaikkea on muistettava näiden palkkioiden suhteen. Jos kaikki ei ole kohdallaan, voi henkilö pahimmassa tapauksessa jäädä ilman sovittua palkkiota.
Kun työntekijät oppivat käyttämään ohjelmaa, kaikki tietysti sujuu paremmin. Ainoastaan tietyt henkilöt saavat pyytää suoraan Kipalta apua. Tietojeni mukaan he ovat kyllä saaneet ystävällistä palvelua.
Vähitellen totuttelemme tähän uuteen järjestelmään, mutta emme koe että järjestelmä olisi helpottanut taloustoimiston työtä merkittävästi. Taloustoimiston työntekijöiden määrää supistettiin ensin, mutta olemme joutuneet palkkaamaan taas lisää henkilökuntaa, koska taloustoimiston väki on ollut ylirasittunutta. Pelkona tietysti on, että me loppujen lopuksi maksamme tuplasti tästä palvelusta, kun maksamme sekä yhtymän oman henkilökunnan palkat että osuutemme Kipa-maksuista.
”Odotamme taloushallintoon selkeyttä ja säästöjä”
Risto Leppänen, Liedon seurakunta, Turun arkkihiippakunta
Itse totuin Kipaan työskennellessäni Kirkkohallituksessa. Alkukankeuksien jälkeen se toimi melko hyvin ja häipyi keskustelusta taustalle. Liedon seurakunta liittyy Kipaan vuodenvaihteessa. Nyt odotamme järjestelmää ja ajattelemme työyhteisössä, että hoidamme homman. Muutama asia silti mietityttää.
Kun Kipa siirtää vastuuta kaikille työntekijöille, se tuo samalla taloushallinnollista lisäkuormaa kaikille seurakunnan työntekijöille. Onko tämä pois työntekijöiden muusta panostuksesta? Luotan, että järjestelmä on lähivuosina kehittynyt, ja että huoleni lisäkuormasta on turha.
Ongelmallisimpana pidän sitä, jos Kipa saa liian ison huomion ja alkaa hallita työn tekemisen ja työyhteisön dynamiikkaa. Kipan tarkoitus on olla apujärjestelmä. Kirkon työntekijä ei ole Kipaa varten, vaan päinvastoin. Tämä peruslähtökohta saisi tulla esiin kaikessa Kipan palveluasenteessa ja toiminnassa.
Tietysti odotamme, että Kipa tuo taloushallintoon sekä selkeyttä että säästöjä. Erityisen hyvältä tuntuu ajatus paperin vähentymisestä.
”Kipaan liittyneet odotukset eivät ole kaikilta osin täyttyneet”
Pekka Valkeapää, Vihdin seurakunta, Espoon hiippakunta
Minulla ei ole paljon kerrottavaa ja kommentoitavaa, koska Vihdin seurakunta liittyy Kipaan vasta vuodenvaihteessa. Olemme talousjohtajan ja taloustoimiston henkilökunnan kanssa vierailleet Oulussa tutustumassa palvelukeskukseen. Tällä hetkellä taloustoimiston kolmea työntekijää koulutetaan Kipan avainhenkilöiksi, jotka sitten kouluttavat muun henkilöstön Kipan käyttäjiksi.
Kipasta kuulemieni kommenttien mukaan järjestelmään siirtyminen on työlästä, esimerkiksi matkalaskun tekemiseen menee tuntitolkulla aikaa. Laskujen tiliöinnin siirtyminen työntekijöille on uutta ja vaatii opettelua. Myös esimiesten ja lähiesimiesten tehtäviin tulee lisäystä.
Henkilökohtaisesti olen ihmetellyt, että ne perusteet, joilla Kipaa aikoinaan markkinoitiin ja joiden varassa asia päätettiin kirkolliskokouksessa, eivät ole pitäneet kokonaisuudessaan paikkaansa. Kipaan siirtymisestä ei tule seurakunnalle säästöä, taloustoimiston henkilökunta ei ole voinut siirtyä alueellisiin palvelukeskuksiin ja ammattitaitoista henkilökuntaa seurakuntien taloustoimistoihin olisi kyllä tarjolla. Pikemminkin taloustoimistoissa on kauhunsekaisin tuntein odoteltu työpaikan menettämistä. Varmaankin pienille seurakunnille Kipasta on ollut hyötyä ja kaikkien seurakuntien talous- ja palkkahallinto on tasalaatuistunut Kipan kautta. Näiltä osin Kipaan asetetut odotukset ovat täyttyneet.
”Palkanlaskentajärjestelmä Populuksesta löytyy helposti kaikki työntekijät ja tiedot”
Marja-Liisa Malmi, Parikkalan seurakunta, Mikkelin hiippakunta
Seurakuntamme liittyi Kipaan vuoden 2016 alussa. Ensimmäinen vuosi on vielä kesken, mutta tämä hiukan alle 20 hengen työyhteisö on sopeutunut yllättävän hyvin uuteen vaiheeseen.
Yksittäisen työntekijän kannalta uutta oppimista vaadittiin matkalaskujen sekä omien loma-aikojen ja muiden poissaolojen merkitsemisessä. Työalavastaaville tuli lisäksi tavallaan uutena sähköisesti ne tehtävät, jotka ennen tehtiin paperille. Laskujen tiliöinti ja budjetin rakentaminen on tuttua entuudestaan.
Kirjanpitopuolella ja palkkapuolella on opittavaa riittänyt. Lomakkeita työntekijöistä täytetään runsaasti, myös lyhytaikaisista työntekijöistä. Kiitosta selkeydestä saavat perusraportit. Kustannussäästöistä ei kesken vuoden vielä osata tarkkaan sanoa. Ehkä tilanne on plus miinus nolla entiseen verrattuna. Olemme opetelleet niputtamaan laskuja ja välttämään aivan pieniä ostoja. Suurin säästö syntyy siitä, että entisiä kirjanpito- ja palkkaohjelmia on voitu jättää pois.
Palkanlaskentajärjestelmä Populuksesta löytyy helposti kaikki työntekijät ja tiedot. Oppiminen on kesken.
”Suhtaudun Kipaan epäilevän toiveikkaasti”
Jouko Ala-Prnkkilä, Kauhajoen seurakunta, Lapuan hiippakunta
Siirrymme Kipaan vuonna 2017, joten meillä on alkamassa koko henkilöstöä koskeva kouluttautuminen. Olen kuullut järjestelmässä jo mukana olevilta sekä myönteisiä että kielteisiä arvioita. Saamani palautteen perusteella suhtaudun siihen epäilevän toiveikkaasti. Skeptisyyttäni kasvattavat paitsi kertomukset Kipan ongelmista myös aiemmat kokemuksemme kirkon suurista järjestelmäuudistuksista kuten Kirjuri ja IT.
”Toiminnallisen puolen työntekijöiden motivointi muutokseen on johtamisen perustehtävä”
Kimmo Reinikainen, Ylöjärven kirkkoherra, Tampereen hiippakunta
Ylöjärvi liittyy Kipaan ensi vuoden alusta. Siirtymävaiheen prosessit ja koulutus ovat täydessä vauhdissa ja työmäärä on suunnilleen se, mitä oli ennakoitukin.
Siirtymä on korostetusti työyhteisön sisäinen prosessi. Lisäksi Kipan vaikutus arjen työhön kohdistuu valtaosaltaan taloustoimistoon. Siihen nähden, miten vähän Kipa liittyy toiminnallisiin perusprosesseihin, asiasta on keskusteltu ja kirjoitettu aika paljon. Suurin vaikutus on kustannuksilla, joiden hallinta on varmasti yksi kehityskohteista niin paikallisesti kuin valtakunnallisesti.
Toiminnallisen puolen työntekijöiden motivointi muutoksessa on johtamisen perustehtäviä. Yhteisön on käytävä läpi harmi ja suostuminen. Johtavilla viranhaltijoilla on keskusteltavaa ja koordinoitavaa, sillä Kipa tuo tullessaan toiminnalliselle puolelle joitakin taloushallintoon liittyviä lisävastuita ja -tehtäviä. On ratkaistava, kuka tekee mitäkin työtä.
Kipa tulee tulevaisuudessa jäntevöittämään seurakunnan talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseja. Siitä kannattaa ottaa se hyöty, mikä on saatavissa.
Kuva Kipan toimitalosta Oulusta: Jaani Föhr
Lue myös