Kun lähestyin kirkkoherroja kysellen seurakuntatyöyhteisöjen kokouskäytännöistä, Hämeenkylän kirkkoherra ja Vantaan tuomiorovasti Jukka Nevala pyysi minua tutustumaan Jaakko Lyytisen
kolumniin
Helsingin Sanomissa. Kolumnin aihe on: Näillä Yhdysvaltain armeijan kahdeksalla keinolla tuhoat työpaikkasi. Keinot liittyivät kiinteästi työpaikan kokouskäytäntöihin ja Nevala arveli ottavansa kolumnin esiin myös oman työpaikkansa kokouksessa.
Hykerryttävässä kolumnissa neuvotaan muun muassa vaalimaan virallisuutta, ohjaamaan kaikki päätettävät asiat jatkokäsittelyyn erilaisille toimikunnille, pitämään pitkiä puheita omin kokemuksin höystettynä, kiistelemään pöytäkirjojen sanamuodoista, nostamaan esiin epäolennaisuuksia, puolustamaan varovaisuutta ja kyseenalaistamaan jo tehtyjen vanhojen päätösten järkevyys.
Nevala kokee, että hänen seurakunnassaan on löydetty sopivat ja toimivat kokouskäytännöt. Pienehkössä reilun 12 000 jäsenen ja 20–30 työntekijän seurakunnassa pidetään joka toinen viikko koko työyhteisöä koskeva kokous ja joka toinen viikko pappien ja kanttorien kokous.
Kokonaisuudessaan kokoukset uhkaavat kuitenkin viedä Nevalan mukaan kirkossa liikaa aikaa varsinaiselta työltä ja ihmisten kohtaamiselta.
– On erittäin tärkeää, että seurakunnan työntekijät kokoontuvat yhteen ja viettävät myös yhdessä ehtoollista säännöllisesti. Kokousten tulee kuitenkin olla hyvin valmisteltuja ja jämäkästi johdettuja. Niissä pitää tehdä päätöksiä, joilla on vaikutusta eikä puhua puuta heinää, Jukka Nevala pohtii.
Nevalan mukaan suunnittelu on tärkeää, mutta jokaisen on pohdittava omaan työnkuvaansa peilaten, miten iso osa työajasta on mielekästä käyttää kokouksiin.
Erikokoisten seurakuntien kokouksissa eri haasteet
Erikokoisten seurakuntatyöyhteisöjen kokouskäytännöt ovat luonnollisesti erilaisia. Jyväskylän seurakunnan 300 hengen työyhteisö ei kokousta koskaan koko joukolla, mutta pitää kerran vuodessa työyhteisöpäivän. Pienen Alavieskan seurakunnan seitsemän työntekijää sen sijaan näkevät käytännössä toisiaan lounas- ja kahvipöydässä lähes päivittäin ja pitävät koko työyhteisön kokouksia säännöllisesti 2-3 viikon välein.
Jyväskylän seurakunnan alueseurakuntien työntekijät sekä yhteiset toiminnalliset tai tukipalveluiden yksiköt pitävät omissa yksiköissään kokouksen noin kerran kuukaudessa. Toiminnallinen johtoryhmä kokoontuu kirkkoherran johdolla niin ikään kerran kuukaudessa. Johtoryhmään kuuluvat yhdeksän aluekappalaista sekä eri työalojen kokoseurakunnalliset vastuuhenkilöt kuten työalasihteerit.
– Isossa seurakunnassa korostuu kokouskalenterin koordinointi. Meillä pyritään sellaiseen perusjakoon, että alueseurakuntien ja muiden yksiköiden omat kokoukset ovat parillisilla viikoilla ja yhteiset kokoukset parittomilla, sanoo Jyväskylän kirkkoherra Arto Viitala.
– Kokoukset mahdollistavat vuorovaikutuksen ja yhdessä toteutetun työn niin työntekijöiden kesken kuin työntekijöiden, luottamushenkilöiden ja muidenkin vastuunkantajien välillä. Kyllä kokoukset ja yhteinen keskustelu siis ovat olennainen osa kohtaamisen kirkkoa, mutta kokousten nimellä kulkevat kokoontumiset on pidettävä asiakeskeisinä, Viitala toteaa.
Myös Alavieskan kirkkoherra Eija Nivala painottaa, että kokoukset ovat asioiden hoitamista varten ja koko työyhteisön kokouksissa pyritään sellaisiin asialistoihin, että aiheet koskisivat kaikkia.
– Toisaalta pienen työyhteisön kokouksia leimaa epämuodollisuus, mikä on meillä toimivaa. Kokoukset alkavat ja päättyvät selkeästi, mutta tärkeitä ajankohtaisia aiheita nostetaan esiin myös spontaanisti ilman tarkkaa ennakkosuunnittelua, Nivala sanoo.
Kokouksia vaivaa usein tehottomuus ja löysä valmistelu
Espoonlahden seurakunnan kirkkoherra Jouni Turtiainen harmittelee sitä, että kokouksiin tullaan liian usein liian huonosti valmistautuneina ja niissä räplätään älypuhelimia, tabletteja ja läppäreitä. Kokouksissa ei siis olla läsnä, vaikka ollaan paikalla.
– Siten sanotaan, että tästä ei ole puhuttu tai kysytään, miksei tästä ole kerrottu.
Espoonlahdessa kaikki työntekijät kokoontuvat noin kuusi kertaa vuodessa. Diakoniatiimi ja nuorisotyön tiimi kokoontuvat joka viikko ja lapsityön ydintiimi kaksi kertaa kuukaudessa. Seurakunnan johtoryhmä, hallintotiimi, papit ja kanttorit sekä kirkon palveluskunnan tiimi kokoontuvat kerran kuukaudessa.
– Jos asiaa katsotaan työntekijän näkökulmasta, kokouksia on varmaan liian paljon, mikä aiheuttaa purnaamista ja turhautumista. Viestinnän ja johtamisen näkökulmasta kokouksia on sopivasti. Johtamisen näkökulmasta monia kokouksia vaivaa tehottomuus, löysä valmistelu sekä asioiden päällekkäisyys ja paljous, Turtiainen analysoi.
Toimiviksi kokouskäytännöiksi on Espoonlahden seurakunnassa havaittu hyvin valmistellut esityslistat päätösehdotuksineen sekä rohkea tarttuminen ongelmiin. Virallisten pöytäkirjojen laatimisesta on työyhteisökokouksissa luovuttu, mutta selkeät muistiot, joista on luettavissa yhteiset päätökset, ovat välttämättömiä.
– Kahvit ja sämpylät lisäävät osallistumishalukkuutta, jos lounas on jäänyt väliin, kuten usein työkiireissä tahtoo käydä, Turtiainen huomauttaa.
– Ilman vuorovaikutusta, tiedon jakamista ja ongelmiin tarttumista työyhteisö ei voi hyvin. Sen vuoksi työyhteisön kokoukset ovat välttämättömiä, hän summaa.
Maantieteellisesti laaja alue vaatii kokousten keskittämistä
Järvi-Kuopion seurakunnassa pitkät välimatkat tuovat haasteita työyhteisön kokouksille. Seurakuntaan kuuluu kahdeksan alueseurakuntaa varsin laajalla maantieteellisellä alueella. Niinpä kaikki kokoukset pyritään keskittämään kuukauden 1. tai 3. viikon keskiviikkoihin. Kaikkien työntekijöiden yhteisiä kokouksia on vuodessa noin kuusi ja työalojen omia kokouksia vuosittain noin kahdeksan.
– Kokousten tärkein merkitys on yhteisten toimintaperiaatteiden varmistaminen ja se, että kaikki saavat tiedon olennaisista muutoksista, sanoo kirkkoherra Reijo Leino.
Lappeenrannan seurakunnassa koko työntekijäjoukko kokoontuu kaksi kertaa kuukaudessa puoleksitoista tunniksi kerrallaan. Kirkkoherra Hannu Haikonen pyrkii pitämään kiinni siitä, että kokoukset alkaisivat ja päättyisivät sovittuun aikaan.
– Jälkimmäisestä joudun välillä lipsumaan, koska asioita tuntuu riittävän. Suurehkossa seurakunnassa puolentoista tunnin kokous on ehkä hiukan liian lyhyt asioiden runsauden takia, Haikonen sanoo.
Kaksi kertaa vuodessa, kun käsitellään toimintakertomusta ja talous- ja toimintasuunnitelmaa, työntekijät osallistuvat Lappeenrannassa seurakuntaneuvoston kokouksiin.
– Tämä on osoittautunut hyväksi käytännöksi. Se on lisännyt ymmärrystä puolin ja toisin. Työntekijät näkevät neuvoston olevan yhteisellä asialla heidän kanssaan ja neuvostolle on tullut selkeämpi näkemys siitä, mitä seurakunnassa eri työaloilla on suunniteltu ja mikä toteutunut, Haikonen toteaa.
Kuva: Carl Dwyer/ Freeimages
Maanantaina julkaistaan jutun jatko-osa, jossa eri kirkon työalojen edustajat eripuolelta maata kertovat nimettömänä työpaikkakokouskokemuksistaan:
Hyvinvoivassa työyhteisössä kokouksetkin sujuvat
Ilmoita asiavirheestä