Mielikuva tiukkapipoisesta, nutturapäisestä seurakuntasihteeristä karisee, kun jututtaa Lappeenrannan seurakuntasihteeri Anne-Mari Välikauppia. Hänen työnsä motto voisi olla ”Ei tää niin vakavaa oo”.
– Työssä voi paremmin, jos muistaa, että pieni hassuttelu ei ole pahasta. Nauruterapia auttaa minua jaksamaan arjessa.
Kokemus huumorista työn voimavarana on vankka, sillä Välikauppi on työskennellyt 23 vuotta erilaisissa seurakunnan toimistotöissä.
– Aloitin aikoinaan Lappeen seurakunnan kirkkoherranvirastossa toimistoapulaisena ja myöhemmin kanslistina. Siitä etenin seurakuntasihteeriksi.
Kokousmuistioita, kirkollisia ilmoituksia ja asiakaspalvelua
Seurakuntasihteeri on virallisesti kirkkoherran sihteeri, mutta tekee tosiasiassa paljon muutakin toimisto- ja hallintotyötä. Tehtäviin kuuluu myös seurakuntalaisten kohtaamista ja neuvontaa. Kirkkoherran sihteerin tehtävistä tärkeimpiä on kirjaamis- ja valmistelutyö seurakuntaneuvostossa, joka kokoontuu noin kerran kuukaudessa.
– Parillisella viikolla olen sihteerinä työntekijäkokouksessa, josta laadin kokousmuistion. Lisäksi olen mukana pappien ja kanttorien yhteisissä kokouksissa.
Välikaupin työnkuvaan kuuluu seurakunnan kirkollisten ilmoitusten tekeminen paikallislehteen. Sihteerin jokapäiväistä työtä ovat myös näyttöpäätteen äärellä tehdyt toimistotyöt, joihin sisältyy esimerkiksi laskujen käsittelyä. Asiakaspalvelu on keskeinen osa työtä, mikä tekee siitä yllätyksellistä ja vaihtelevaa.
– Yleisesti ottaen autan ja neuvon parhaani mukaan kulloinkin vastaantulevaa ihmistä henkilökohtaisesti tai etänä puhelimitse. Jokainen työpäivä on hieman arvoituksellinen sen osalta, mitä siihen sisältyy normaalin rutiinin lisäksi.
Lyhyet kävelyt ja laadukas sisäilma parantavat työssä jaksamista
Seurakuntasihteerin työssä istumatyö on suurin kuormitustekijä. Välikauppi tauottaa istumista pyrkimällä kävelemään mahdollisimman paljon lyhyitä matkoja työpäivän aikana. Lappeenrannassa keskusrekisteri ja taloustoimisto on suunniteltu niin, että askelia kertyisi jonkin verran päivän mittaan esimerkiksi kopiokoneelle kulkiessa tai postia viedessä.
Monet sihteerit kärsivät myös meluisasta avokonttoriympäristöstä. Välikauppi on siitä onnellinen sihteeri, että hänellä on oma työhuone. Oven saa tarvittaessa kiinni, jos pitää tehdä tarkkaa keskittymistä vaativaa työtä.
Myös laadukas sisäilma ja toimiston ilmanvaihto ovat tärkeä osa työhyvinvointia. Vaikka työtiloissa ei ilmenisi varsinaisia sisäilmaongelmia, niin toimistossa ilmastoinnin pitää olla oikein säädetty, jotta vältetään vetoa ja silmien kuivumista näyttöpäätetyössä.
Lappeenrannassa on huomattu, että oikea sisälämpötila antaa työhön potkua.
– Meillä sisäilmaa viilentää koneellinen ilmastointi, joka auttaa jaksamaan varsinkin kesähelteillä.
Budjetin kokoaminen tuo aikataulupaineita
Sihteerin työ vaatii usein joustavaa suhtautumista muuttuviin aikatauluihin ja keskeytysten sietämistä.
– Omassa työssäni on aikataulupaineita kausiluonteisesti. Kiirettä pitää nyt syksyllä, kun laaditaan seuraavan vuoden budjetti sekä toiminta- ja kehittämissuunnitelmat.
Sihteeri kokoaa budjetin ja suunnitelmien materiaalit eri alojen työntekijöiltä, joiden tulisi palauttaa ne sovittuna päivänä. Kun joku lipsuu aikataulusta, kasautuu se usein sihteerin hartioille.
– Ajoittain aikataulussa pysyminen luo kiirettä, mikä on omiaan kohottamaan verenpainetta.
Asiakaspalvelu kuormittaa Välikauppia varsin harvoin, mutta silloin kun asiakaskuormitusta on, se todella tuntuu.
– Seurakuntavaalien aika on hyvin kuormittavaa. Viime kerralla otin yhden päivän aikana yli sata seurakuntalaista vastaan. Jokaisen kohtasin henkilökohtaisesti ja neuvoin kädestä pitäen, miten tulee toimia ennakkoäänestyksessä. Ei siinä illalla ollut enää virtaa edes jutella kenenkään kanssa.
Itsenäistä ja vastuullista yksilötyötä
Seurakuntasihteerillä on työssään paljon vastuuta ja itsenäisyyttä. Tiimityötä tehdään lähinnä seurakuntavaalien aikana ja joissakin isommissa kokouksissa.
– Työntekijäkokouksissa olemme tiiminä, mutta muuten tämä on enemmän yksilötyötä. Virkasisarilta, joita on neljä ympärilläni, voin tarvittaessa kysellä neuvoja.
Suurimpia muutoksia sihteereiden työhön ovat vuosien aikana tuoneet lukuisat ATK-ohjelmistojen vaihdokset. Toisaalta usein juuri sihteereillä on paras koulutus ja tietotaito näiden muutosten hallintaan.
– En ole kokenut, että se olisi kuormittanut minua mitenkään erityisesti, sillä pidän työn tuomista haasteista.
Koska työpäivät kuluvat istuen, Anne-Mari Välikauppi palautuu työstä liikkumalla. Lappeenrannassa Kiky, eli Kilpailukykysopimustunnit on otettu työhyvinvointikäyttöön.
– On hyvä, että työnantaja tukee liikunnanharrastusta. Voimme käyttää liikuntaan puoli tuntia työaikaa viikossa Kikyn johdosta.
Välikauppi palautuu myös pyöräilemällä ja kävelemällä mahdollisimman paljon työ- ja muita matkoja.
– Retkeilen vapaa-ajallani mielelläni luonnon helmassa valokuvaten Suomen järvimaisemaa ja sen mahtavia yksityiskohtia. Valokuvat antavat inspiraation myös öljyvärimaalausharrastukselle.
Siisti sisätyö aiheuttaa niska- ja hartiaseudun vaivoja ja kuivasilmäisyyttä
Seurakuntasihteerin työ on fyysisesti kevyttä ja siistiä sisätyötä, mutta fyysisesti yllättävänkin kuormittavaa. Paikallaan istuminen tietokoneen ääressä aiheuttaa lähes kaikille tukun ohimeneviä niska- ja hartiaseudun vaivoja. Sihteereillä nämä haitat korostuvat, sillä kahdeksantuntinen päivä kuluu usein pelkästään koneella istuen.
Tietokonetyössä ihmisen ryhti pyrkii luonnostaan kumaraan, kiertyneeksi tai taaksepäin taipuneeksi. Rasitusvammoille altistavat hankalat ja tukemattomat käden asennot ja kumara, tukematon selän ryhti. Myös silmät kärsivät ruudun tuijottamisesta.
Kuivasilmäisyys on sihteereiden yleinen vaiva, ja ikänäkö lisää usein silmien rasittumista. Näitä kaikkia pulmia voi ehkäistä tehokkaasti liikkumalla työpisteeltä pari kertaa tunnissa, katselemalla horisonttiin ja venyttelemällä säännöllisesti. Osa sihteereistä kuitenkin kokee taukojen ja keskittyneen työnteon yhdistämisen pulmallisena. Taukoja kannattaa kuitenkin kokeilla, sillä ne tutkitusti lisäävät pitkällä tähtäimellä työntekoa, vaikka flown hetkellä venyttely voikin tuntua harmittavalta keskeytykseltä.
Kalusteet ja niiden ergonomia ovat vain yksi osa toimiston viihtyvyyttä. Niiden ohella on huomioitava monet muut ympäristötekijät kuten valaistus, lämpötila, ilman laatu sekä laitteiden ja kalusteiden sijoittelu.
Sihteerin työssä on paljon myös kuormitusta, joka johtuu tekniikan ja sovellusten jatkuvasta kehittymisestä ja sen myötä jatkuvasta uuden tiedon omaksumisen vaatimuksesta. Toisaalta sihteereillä on myös usein hyvät valmiudet uuden tekniikan haltuun ottamiseen, ja uuden oppiminen voi myös motivoida työhön.
Kuormitustekijät liittyvät myös ajanhallintaan ja toiminnan organisointiin. Sihteeriltä vaaditaan nopeatoimisuutta ja joustavuutta. Työ on usein luonteelta itsenäistä, mutta sisältää paljon asiakkaiden tai muun työyhteisön huomioimista. Nykyaikana vaatimukset olla kaikkialla, kaikkien kanssa, kaiken aikaa kohdistuvat paljolti sihteereihin.
Sihteeriltä vaaditaan kykyä tarkkaavaisuuteen, organisointikykyyn ja oma-aloitteisuuteen. Samanaikaisesti sihteerin on kyettävä palvelemaan ja joustamaan sekä pystyttävä palaamaan takaisin omaan työhönsä ja vietävä se loppuun asti keskeytyksistä huolimatta. Sihteeriltä vaaditaan myös sosiaalisia taitoja ja pitkää pinnaa. Hän on organisaationsa käyntikortti, joka kohdataan usein ennen muita asiantuntijoita.
Sihteeri voi hyvin kun
• Vaatii työnantajaa satsaamaan työergonomiaan, työvälineisiin, työpöytiin ja tuoleihin sekä toimiston viihtyvyyteen.
• Tauottaa työtä pienellä liikkumisella ja venyttelyllä pari kertaa tunnissa: Jumppaamaan on helpompi ryhtyä porukalla ja työnantaja voi tukea liikuntaa monin tavoin. Lappeenrannassa Kiky-puolituntisen saa käyttää liikuntaan.
• Pitää työelämätaidot ajan tasalla, erityisesti ATK-taidot.
• Pyrkii erottelemaan työajan, jolloin on muiden käytettävissä ja ajan, joka on käytettävä keskittymistä vaativiin tehtäviin.
Lähteet:
Kuva: Atso Suopanki
Lue myös työhyvinvointisarjan muut jutut:
Leena Mäki: ”Suntio on vähän kuin kotiäiti: katsoo, että kaikki sujuu ja paikat on kunnossa”
Kanttorin työssä pitää suojella luovuutta ja pyhittää vapaapäivät
Diakoniatyö on sirpaleisuuden sietoa − ”Parasta on suora palaute asiakkailta”
Nuorisotyö ei ole hengailua: Kun on selkeät suunnitelmat, niistä voi myös poiketa
Lapsityönohjaaja Huittisista: ”Rajaaminen auttaa jaksamaan” – Lue myös työhyvinvointivinkit!